El. laiškų tekstų meistrystė
Kaip rašyti, kad parduotume savo idėjas?
Elektroniniai laiškai – dažniausia verslo komunikacijos priemonė. Kaip juos rašyti, kad mus suprastų, atsakytų ir įvyktų pardavimas?
Noriu aprėpti daug temų, nors ne visos jos susijusios su pačiu tekstu. El. laiškai – komunikacija, kurios metu kuriame ryšius su jo gavėjais. Kitaip nei soc. tinkluose, kuriuose mes dažniausiai nesinaudojame galybe jaustukų (emoji), kad išreikštume save ir bendravimo toną (nors vis daugėja neformalaus bendravimo, kuriame gausu jaustukų bei judančių paveikslėlių (gifų), naudojamų atrašant telefonu, tačiau tai turi būti jūsų prekės ženklo rinkodaros plano dalis), el. laiškuose visą mūsų verbalinę kalbą turi atspindėti tik žodžiai. Tad, kaip tai padaryti meistriškai?
Šis įrašas labiau orientuotas į šaltus el. laiškus arba komercinius pasiūlymus klientams/tiekėjams nei į žinutes nuolatiniams klientams, tačiau medžiaga prisotinta naudingomis nuorodomis ir principus, kurie tikrai pasitarnaus kiekvienam.
Struktūra
1. Laiško pavadinimas. Tai pirminis ir gana kritinis gavėjo filtras. Jei jūs nepažįstami, jis sprendžia ar neperkelti jus į „spam“ dėžutę. Jei esate pažįstamas žmogus – ar jūsų laiškas skubus/vertingas. Dauguma šaltinių siūlo laiško temoje naudoti ne daugiau 60 simbolių. Aš siūlau atkreipti dėmesį, jog telefone, pavyzdžiui, Gmail pašte matosi vos 4-5 žodžiai, todėl jie turi pasakyti esmę, bet kartu pavadinimas turi sudominti/intriguoti. Nepamirškite, el. pašto tema turi atspindėti turinį, kitaip skaiytojas jausis apgautas atvėręs laišką.
Nesugalvojate kūrybingo temos pavadinimo? Dalinuosi keliais dirbtinio intelekto generatoriais:
https://app.copy.ai/ ir https://headlime.com/app/library
2. Pasisveikinimas + kreipinys. Kiekvienam mūsų patinka girdėti savo vardą. Negana to, tai kas pasakyta, po kreipinio sukoncentruoja mūsų dėmesį, todėl pasinaudokite šiuo „eteriu“. Pasisveikinimas turi būti formalus ir/arba draugiškas (anglų kalboje gali turėti tinkamą linksnį Mr., Mrs., Ms..)
3. Dėstymas. Turite suprasti, kad skaitydamas jūsų laišką, klientas ar tiekėjas skiria savo dėmesį, todėl branginkite jį. Įvairūs šaltiniai siūlo dėstyme naudoti 100-140 žodžių, na, mano nuomone, tai gali būti per mažai (sulig šiais žodžiais mano įrašas jau siekia 250 žodžių), tad tai nėra daug. Jei jums prireiks daugiau žodžių – nieko tokio, jei būsite pakankamai konkretūs. Jei tai laiškas skirtas pardavimams arba nepažįstate gavėjo, pirmiausia trumpai, bet aiškiai prisistatykite. Ekspertiškumui pagrįsti galima naudoti skaičius – pardavimo pajamos, patirtis, pasiekimai.
Toliau siūlau vadovautis logika, jog savo argumentus pradėtumėte dėstyti nuo stipriausio iki silpniausio. Arba jei ruošiate komercinį pasiūlymą, jau žinodami kliento problemą, pradėkite nuo sprendimų skaudžiausioms vietos. Taip jūsų įtaiga augs.
Jei turite kito žmogaus rekomendaciją, būtinai tai paminėkite pradžioje. Laiškas, kuriame sutinkame nuorodas į pažįstamus žmones, atrodo patikimesni ir labiau įpareigoja atrašyti.
Paryškinkite svarbiausias ir įtaigiausias vietas. Tokie triukai padeda prikaustyti dėmesį, net jei gavėjas ir neplanavo skirti daugiau nei kelias sekundes akimis peržiūrėti laiško turinį. Aiškiai struktūrizuok, neprirašyk teksto „paklodės“, nes išskirstytas tekstas lengviau skaitosi.
4. Kvietimas veikti (CTA). Laiško pabaigoje aiškiai nurodykite, ko tikitės. Norite, kad gavėjas spaustų nuorodą? Skubiai atsakytų? Priimtų sprendimą dėl pateikto komercinio pasiūlymo? Patikslintų informaciją? Jei žinutės pabaigoje nėra klausimo ar prašymo atlikti konkretų veiksmą, jūsų popieriai – prasti.
5. Rekvizitai. Pabaigoje visuomet atsisveikinkite ar palinkėkite geros dienos bei pridėkite savo rekvizitus. Nebūkite beveidis laiškas, net jei tai nebe pirminė žinutė, o atsakymo laiškas.
Svarbūs principai ir elementai
Pats svarbiausias dalykas – jog laiške klientas rastų vertę ir norėtų ja pasinaudoti. Jei jūs kviesti klientą atsakyti, nes būtent jums kažko iš jo reikia, jis pagalvos „kas man iš to“? Ir jei neras atsakymo, na, dauguma atvejų gali neatsakyti, arba atsakys su delsimu.
Perskaitykite laišką dar kartą, bet jau kliento akimis. Ar užtenka vertės? Ar laiškas apie kliento bėdas ir sprendimus? Ar patys į laišką sau atsakytumėte?
Rašymo tonas, ne mažiau svarbus elementas. Dėl suprantamų priežasčių, jūs negalite būti priešais klientą, todėl jūsų tekstas turi perteikti malonų toną. Atidžiai apsvarstykite kiekvieną žodį ir esant dvejonėms, parinkite sinonimus.
Neprašykite gavėjo eilės skirtingų dalykų. Pateikite vieną ar du aiškius prašymus, ko iš jo tikitės. Jei jūsų laiško tekstas ar krūva prašymų atrodys varginančiai – jūs turite bėdą.
Padarykite savo namų darbus. Prieš siūlydama tekstų rašymo paslaugą aš išsinagrinėju kliento komunikaciją ir pateikiu jam siūlymus, kuo būčiau naudinga. Tai, kad suprantu jų verslą ir įdėjau pastangų praktiškai visuomet užtarnauja atsakymą.
Nenaudokite ilgų nuorodų, sudėkite patogias hipernuorodas ant raktinių žodžių, tačiau neperkraukite jomis teksto.
O kaip su humoru? Ypač pirmuose laiškuose siūlau susilaikyti. Vėliau, susipažinus galima pabandyti subtiliai pajuokauti, jei manote, kad liksite suprastas. Naudokite profesionalią dėžutę. Visi one.lt ir hotmail.com neatrodo solidžiai.
Sukūriau tekstą, kas toliau?
Redaguok. Perskaityk tekstą, išbrauk perteklinius žodžius. Sudėtingiems žodžiams ieškok sinonimų. Ilgus sakinius išskaidyk.
Taisyk klaidas. Peržiūrėk gramatikos ir rašybos klaidas. Pagelbės šios programos:
https://semantika.lt/Analysis/TextAnalysis ir https://app.grammarly.com/
Patarimas – pirma sukurk laišką, paskui įdėk žmogaus paštą. Taip išvengsi nesusipratimo, kuomet išsiunčiamas nebaigtas laiško tekstas arba per klaidą tai atliekama ne tam gavėjui.
El. laiškų etiketas
Išpildymas. Jūsų el. laiško tekstas – jūsų veidas. Nepamirškite pasisveikinimo, palinkėjimo ir rekvizitų gale. Išlaikykite pagarbų toną (net jei rašote nusiskundimą).
Laiškus siųskite darbo valandomis. Net Gmail paštas turi galimybę nustatyti laiško išsiuntimo laiką. Gerbkite kito žmogaus laisvalaikį. Rašydami po darbo ne visuomet pasirodysite stropuoliai, kartais galite trukdyti ir atitraukti žmogų nuo malonios veiklos. Ne tokio rezultato siekiame.
Atsakykite į laiškus per 24-48 valandas. Nepalikite žmogaus kaboti be atsakymo, net jei jis yra neigiamas. Taip pat atsakykite į laišką, net jei jis užklydo per klaidą, tai rodo jūsų gerą toną.
Daugiau informacijos
El. laiškų principai: HBV, Grammarly.com, Pipedrive.com, Linkedin.com.
Etiketas: Inc.com.
Naudinga? Prenumeruok naujienlaiškį ir sužinok daugiau!
